Un software ERP può sostituire i fogli Excel presenti in azienda?

Una delle prime osservazioni che riceve un consulente software quando arriva in un'azienda in cui non è presente un software ERP è: "Il vostro programma sostituirà  i fogli Excel che abbiamo?".

A questa domanda non è mai facile rispondere, per capire il perché dobbiamo analizzare bene la differenza tra i due strumenti.

Excel è un software di fogli di calcolo che consente di creare tabelle, grafici e formule per analizzare i dati. È molto flessibile e facile da usare, ma ha limiti quando si tratta di gestire grandi quantità di informazioni e integrare diversi processi aziendali.

Un software ERP, d'altra parte, è una soluzione di gestione aziendale che integra diversi processi aziendali, come la contabilità, la gestione delle vendite, la gestione della produzione e la gestione delle risorse umane, in un'unica piattaforma centralizzata. Questo tipo di software fornisce una visione a 360 gradi dell'azienda e consente di automatizzare molte attività manuali, migliorando l'efficienza e la trasparenza dei processi aziendali.

In sintesi, Excel è uno strumento utile per lavorare con piccole quantità di dati e per effettuare calcoli e analisi, mentre un software ERP è una soluzione completa per la gestione aziendale che offre una visibilità e un controllo più ampi sui processi aziendali.

Dopo aver analizzato in linea generale le differenze tra i due strumenti, ritorniamo alla domanda iniziale: "Il vostro programma sostituirà i fogli Excel che abbiamo?".

L'esperienza ci insegna che la risposta più onesta e sincera da dare in questi casi è NO, il software non sostituirà mai tutti i fogli Excel, ma riuscirà sicuramente a diminuirne la quantità. Di "quanto" diminuiranno dipende dalle competenze del consulente e dalla flessibilità del software che si deve implementare.

Il problema maggiore che non consente di eliminare completamente Excel, è dettato dalla natura delle due soluzioni. Un ERP dovendo collegare molti aspetti della gestione aziendale è costretto a impostare delle regole riguardo l'inserimento e la gestione dei dati. Regole che non sono presenti in Excel e che quindi garantiscono una libertà che non sarà mai replicabile con un software.

Bisogna sottolineare però che sostituire Excel con un software ERP può offrire una serie di vantaggi non di poco conto a un'azienda, del tipo:

• Integrazione dei processi aziendali: Un software ERP integra diversi processi aziendali in un'unica piattaforma, rendendo più facile la gestione delle informazioni e la prendere decisioni informate;
• Automazione dei processi: Con un software ERP, molte attività manuali possono essere automatizzate, migliorando l'efficienza e la trasparenza dei processi aziendali;
• Accessibilità e condivisione dei dati: Con un software ERP, le informazioni sono centralizzate e facilmente accessibili a tutti i dipartimenti dell'azienda, riducendo la necessità di duplicare i dati e migliorando la collaborazione;
• Scalabilità: Un software ERP è progettato per gestire grandi quantità di informazioni, rendendolo una soluzione più adatta a un'azienda in crescita rispetto a Excel.
• Sicurezza dei dati: La sicurezza dei dati è una priorità per i software ERP, con controlli di accesso rigorosi e funzioni di backup e recupero dati.

In generale, sostituire Excel con un software ERP può essere una scelta vantaggiosa per le aziende che cercano di migliorare l'efficienza, l'integrazione e la sicurezza dei loro processi aziendali.